Un constructeur automobile mondial organisait salons automobiles, lancements, événements concessionnaires et activations via plus de 50 agences événementielles et prestataires de production, réservés localement avec peu de parangonnage et une forte duplication des stands, des actifs et de la logistique. L’événementiel constituait un poste de dépense majeur et opaque, sans standard central, sans périmètres définis ni effet de levier sur les fournisseurs.
VA a conçu un écosystème événementiel modulaire au terme d’une sélection structurée — roster ramené de 50 à 14, grilles tarifaires transparentes, périmètres clairs et systèmes modulaires réutilisables de stands et d’actifs — de sorte que l’investissement de production se capitalise d’un événement à l’autre, sans que la qualité de l’expérience ne fléchisse.
Head of Brand, Head of Communication, Head of Indirect Procurement
Le problème stratégique
Salons automobiles, lancements, événements concessionnaires et activations expérientielles passaient par plus de 50 agences événementielles et prestataires de production, réservés localement avec peu de parangonnage et une forte duplication des stands, des actifs et de la logistique. L’événementiel constituait un poste de dépense majeur et opaque, sans standard central, sans périmètres définis et sans effet de levier sur les fournisseurs.
Diagnose & Design
VA a mené un audit de l’écosystème marketing et production ainsi qu’une cartographie des dépenses et une analyse du coût de référence sur l’ensemble des salons automobiles, lancements, événements concessionnaires et activations expérientielles, dans chaque marché, mettant au jour la duplication des fournisseurs, le chevauchement des stands et des actifs et le véritable coût complet par événement ; un atelier stratégique réunissant les équipes marque, communication et achats a ensuite aligné le modèle cible, tandis qu’une évaluation des écarts et de la maturité, complétée par un parangonnage de marché, a établi ce qu’une gouvernance événementielle de référence signifie sur le plan commercial, l’AURA/Scoping Tool structurant l’audit.
Ecosystem & Remuneration
VA a conçu un écosystème de partenaires modulaire au terme d’un parcours de sélection structuré — présélection des agences et des holdings, RFI et RFP, et nouveau modèle de rémunération — ramenant le roster événementiel de 50 à 14 partenaires identifiés par prospection et présélection de fournisseurs sur la base de données VA de 5 000+ fournisseurs ; la conception du modèle de rémunération ainsi que le parangonnage et la validation des honoraires ont défini des grilles tarifaires transparentes et un cadre de fournisseurs privilégiés, tandis que la définition des périmètres et des SOW a codifié des périmètres clairs et des systèmes modulaires et réutilisables de stands et d’actifs, afin que l’investissement de production se capitalise au lieu de repartir de zéro à chaque événement, l’AURA/Scoring Model régissant la sélection concurrentielle.
Déploiement et gestion de la relation
La contractualisation et l’onboarding ont verrouillé les conditions des fournisseurs privilégiés sur l’ensemble du calendrier événementiel ; le transfert, le déploiement et le suivi des engagements ont ensuite déployé le modèle modulaire événement par événement, l’AURA/Planner rétroplanifiant le déploiement autour de deux jalons du calendrier, tandis que la gestion de la relation garantissait que les engagements de qualité et de coût pris lors du pitch étaient tenus dans le hall d’exposition.
Execution Oversight
VA a appliqué une gouvernance des appels d’offres (attribution triple/double/directe) à l’ensemble des achats significatifs de production et de logistique ; la validation des coûts de production et le contrôle budgétaire ont vérifié les factures des fournisseurs au regard des grilles tarifaires ; le conseil en pré-production et PPM ainsi que la supervision sur site ont préservé la qualité de l’expérience, tandis que la clôture et la réconciliation finale ont soldé chaque événement, coûts et crédits de réutilisation des actifs réconciliés.
Performance Measurement
Coût de l’événementiel et de l’expérientiel réduit de 15 %, avec 13 % de coûts évités grâce à la réutilisation modulaire et au sourcing concurrentiel ; base de fournisseurs consolidée de 72 % [illustratif, à confirmer], sans perte constatée de qualité de l’expérience. KPI et tableaux de bord issus de la conception de la gouvernance suivis via l’évaluation de la performance des partenaires selon une cadence d’appréciation à 90/180/360 ; cost saving et cost avoidance présentés séparément (aujourd’hui rapports de clôture ; mesure complète de la performance sur la roadmap).
Why VA
Events are simultaneously spectacle and an opaque spend line. VA governs the experiential ecosystem — from a structured roster with clear scopes to modular asset design to wrap reconciliation — so the brand commands the room and the CFO finally sees where the money goes.
Common questions
Comment gouverner les dépenses événementielles sans nuire à la qualité de l'expérience ?
Grâce à un roster structuré assorti de périmètres clairs, de grilles tarifaires transparentes et de systèmes modulaires et réutilisables de stands et d’actifs — l’investissement se capitalise ainsi d’un événement à l’autre et la qualité est maîtrisée, au lieu d’être réinitialisée et rachetée localement à chaque fois.
Pourquoi consolider un roster événementiel de 50 agences ?
Un roster fragmenté et réservé localement duplique stands, actifs et logistique, sans parangonnage ni effet de levier ; un roster gouverné de 14 partenaires privilégiés, à conditions parangonnées, rend visible et compétitif un poste de dépense majeur et opaque.
Comment la conception modulaire réduit-elle les coûts d'un événement à l'autre ?
Des stands modulaires réutilisables et des systèmes d’actifs permettent d’amortir l’investissement de production sur de nombreux événements plutôt que de le reconstruire à chaque fois — les coûts évités se cumulent ainsi et le directeur financier voit enfin où va le budget événementiel.