Uma montadora global de veículos realizava salões do automóvel, lançamentos, eventos para concessionárias e ativações por meio de mais de 50 agências de eventos e fornecedores de produção, contratados localmente, com pouco benchmarking e forte duplicação de estandes, ativos e logística. Eventos representavam uma linha de investimento relevante e opaca, sem padrão central, sem escopos definidos e sem poder de negociação junto aos fornecedores.
A VA desenhou um ecossistema modular de eventos por meio de uma seleção estruturada — roster reduzido de 50 para 14, tabelas de preços transparentes, escopos claros e sistemas modulares reutilizáveis de estandes e ativos — para que o investimento em produção se acumule ao longo dos eventos, sem comprometer a qualidade das apresentações.
Head of Brand, Head of Communication, Head of Indirect Procurement
O problema estratégico
Salões do automóvel, lançamentos, eventos para concessionárias e ativações experienciais eram executados por meio de mais de 50 agências de eventos e fornecedores de produção, contratados localmente, com pouco benchmarking e forte duplicação de estandes, ativos e logística. Eventos constituíam uma linha de investimento relevante e opaca, sem padrão central, sem escopos definidos e sem alavancagem junto aos fornecedores.
Diagnose & Design
A VA conduziu uma auditoria do ecossistema de marketing e produção e um mapeamento de investimentos com análise de baseline de custos, cobrindo salões do automóvel, lançamentos, eventos para concessionárias e ativações experienciais em todos os mercados, evidenciando a duplicação de fornecedores, a sobreposição de estandes e ativos e o custo total real por evento; um workshop de estratégia com as áreas de marca, comunicação e procurement alinhou em seguida o modelo futuro, e uma avaliação de gaps e maturidade, somada ao benchmarking de mercado, definiu como se configura, em termos comerciais, a melhor prática de governança de eventos, com o AURA/Scoping Tool estruturando a auditoria.
Ecosystem & Remuneration
A VA desenhou um ecossistema modular de parceiros por meio de um processo estruturado de seleção de agências — triagem de agências e holdings, RFI e RFP, e um novo modelo de fees — reduzindo o roster de eventos de 50 para 14 parceiros, identificados via prospecção e shortlist de fornecedores na base VA com mais de 5.000 fornecedores; o desenho do modelo de remuneração e o benchmarking e validação de fees estabeleceram tabelas de preços transparentes e um framework de fornecedores preferenciais, enquanto o desenho de escopos e SOWs codificou escopos claros e sistemas modulares e reutilizáveis de estandes e ativos, para que o investimento em produção se acumule em vez de recomeçar a cada evento, com o AURA/Scoring Model governando a seleção competitiva.
Rollout e gestão de relacionamento
A etapa de contratação e onboarding consolidou as condições de fornecedores preferenciais em todo o calendário de eventos; handover, rollout e acompanhamento de compromissos implantaram então o modelo modular evento a evento, com o AURA/Planner planejando o rollout de trás para frente a partir de dois marcos de calendário e a gestão de relacionamento assegurando que os compromissos de qualidade e custo assumidos na concorrência fossem honrados no pavilhão de exposição.
Execution Oversight
A VA aplicou bid governance (adjudicação tripla/dupla/direta) a todas as contratações relevantes de produção e logística; a validação de custos de produção e o controle orçamentário verificaram as faturas dos fornecedores contra as tabelas de preços; a assessoria de pré-produção e PPM e a supervisão in loco mantiveram a qualidade das apresentações, enquanto o wrap e a reconciliação final encerraram cada evento com os custos e os créditos de reutilização de ativos devidamente reconciliados.
Performance Measurement
Custo de eventos e experiencial reduzido em 15%, com 13% de cost avoidance proveniente da reutilização modular e do sourcing competitivo; base de fornecedores consolidada em 72% [ilustrativo, a confirmar], sem perda reportada de qualidade das apresentações. KPIs e scorecards definidos no desenho de governança, acompanhados por meio da avaliação de desempenho dos parceiros em ciclos de 90/180/360 dias; cost saving e cost avoidance reportados separadamente (hoje em relatórios de encerramento; a mensuração completa de desempenho está no roadmap).
Why VA
Events are simultaneously spectacle and an opaque spend line. VA governs the experiential ecosystem — from a structured roster with clear scopes to modular asset design to wrap reconciliation — so the brand commands the room and the CFO finally sees where the money goes.
Common questions
Como governar o investimento em eventos sem comprometer a qualidade das apresentações?
Por meio de um roster estruturado, com escopos claros, tabelas de preços transparentes e sistemas modulares e reutilizáveis de estandes e ativos — de modo que o investimento se acumule ao longo dos eventos e a qualidade seja controlada, em vez de ser redefinida e recontratada localmente a cada edição.
Por que consolidar um roster de eventos com 50 agências?
Um roster fragmentado e contratado localmente duplica estandes, ativos e logística, sem benchmarking nem poder de negociação; um roster governado, com 14 parceiros preferenciais e condições referenciadas a benchmarks, torna visível e competitiva uma linha de investimento relevante e até então opaca.
Como o design modular reduz custos ao longo dos eventos?
Estandes modulares reutilizáveis e sistemas de ativos permitem amortizar o investimento em produção ao longo de muitos eventos, em vez de reconstruí-lo a cada edição — assim, o cost avoidance se acumula e o CFO finalmente enxerga para onde vai o orçamento de eventos.