Un fabricante automotriz global gestionaba salones del automóvil, lanzamientos, eventos para concesionarios y activaciones a través de más de 50 agencias de eventos y proveedores de producción, contratados localmente con escaso benchmarking y una fuerte duplicación de stands, activos y logística. Los eventos constituían una partida de gasto significativa y opaca, sin un estándar central, sin alcances definidos y sin capacidad de negociación frente a los proveedores.
VA diseñó un ecosistema modular de eventos mediante una selección estructurada — roster reducido de 50 a 14, tarifarios transparentes, alcances claros y sistemas modulares reutilizables de stands y activos — de modo que la inversión en producción se capitaliza a lo largo de los eventos sin comprometer la calidad de la puesta en escena.
Head of Brand, Head of Communication, Head of Indirect Procurement
El problema estratégico
Los salones del automóvil, lanzamientos, eventos para concesionarios y activaciones experienciales se gestionaban a través de más de 50 agencias de eventos y proveedores de producción, contratados localmente con escaso benchmarking y una fuerte duplicación de stands, activos y logística. Los eventos eran una partida de gasto significativa y opaca, sin estándar central, sin alcances definidos y sin capacidad de negociación frente a los proveedores.
Diagnose & Design
VA llevó a cabo una auditoría del ecosistema de marketing y producción, junto con un mapeo del gasto y un análisis de la línea base de costos, sobre salones del automóvil, lanzamientos, eventos para concesionarios y activaciones experienciales en todos los mercados, poniendo de manifiesto la duplicación de proveedores, el solapamiento de stands y activos y el costo total real por evento; un taller estratégico con las áreas de marca, comunicación y compras alineó a continuación el modelo futuro, y una evaluación de brechas y madurez, junto con un benchmarking de mercado, estableció qué implica comercialmente una gobernanza de eventos conforme a las mejores prácticas, con el AURA/Scoping Tool estructurando la auditoría.
Ecosystem & Remuneration
VA diseñó un ecosistema modular de socios mediante un proceso de selección estructurado — cribado de agencias y grupos holding, RFI y RFP, y un nuevo modelo de honorarios — reduciendo el roster de eventos de 50 a 14 socios, identificados mediante scouting y preselección de proveedores sobre la base de datos de VA de más de 5.000 proveedores; el diseño del modelo de remuneración y el benchmarking y validación de honorarios establecieron tarifarios transparentes y un marco de proveedores preferentes, mientras que el diseño de alcances y SOW codificó alcances claros y sistemas modulares y reutilizables de stands y activos, de modo que la inversión en producción se capitaliza en lugar de partir de cero en cada evento, con el AURA/Scoring Model gobernando la selección competitiva.
Despliegue y gestión de la relación
La contratación y el onboarding fijaron las condiciones de proveedor preferente en todo el calendario de eventos; el traspaso, el despliegue y el seguimiento de compromisos implantaron después el modelo modular evento a evento, con AURA/Planner planificando el despliegue de forma regresiva hasta dos hitos de calendario, y con una gestión de la relación que aseguró que los compromisos de calidad y costo asumidos en el pitch se cumplieran en el pabellón.
Execution Oversight
VA aplicó bid governance (adjudicación triple/doble/directa) a todas las contrataciones significativas de producción y logística; la validación de costos de producción y el control presupuestario verificaron las facturas de los proveedores contra los tarifarios; el asesoramiento en preproducción y PPM y la supervisión en el set mantuvieron la calidad de la puesta en escena, mientras que el cierre y la reconciliación final concluyeron cada evento con los costos y los créditos por reutilización de activos debidamente conciliados.
Performance Measurement
Costo de eventos y experiencial reducido un 15%, con un 13% de cost avoidance derivado de la reutilización modular y del sourcing competitivo; base de proveedores consolidada en un 72% [ilustrativo, por confirmar], sin pérdida reportada de calidad en la puesta en escena. Los KPI y scorecards definidos en el diseño de la gobernanza se siguieron mediante la evaluación del desempeño de los socios con una cadencia de valoración 90/180/360; el cost saving y el cost avoidance se reportaron por separado (hoy, informes de cierre; la medición completa del desempeño está en la hoja de ruta).
Why VA
Events are simultaneously spectacle and an opaque spend line. VA governs the experiential ecosystem — from a structured roster with clear scopes to modular asset design to wrap reconciliation — so the brand commands the room and the CFO finally sees where the money goes.
Common questions
¿Cómo se gobierna el gasto en eventos sin comprometer la calidad de la puesta en escena?
Mediante un roster estructurado con alcances claros, tarifarios transparentes y sistemas modulares y reutilizables de stands y activos, de modo que la inversión se capitaliza a lo largo de los eventos y la calidad se controla, en lugar de rehacerse y volver a comprarse localmente en cada ocasión.
¿Por qué consolidar un roster de eventos de 50 agencias?
Un roster fragmentado y contratado localmente duplica stands, activos y logística, sin benchmarking ni capacidad de negociación; un roster gobernado de 14 socios preferentes, con condiciones referenciadas al mercado, hace visible y competitiva una partida de gasto significativa y opaca.
¿Cómo reduce costos el diseño modular a lo largo de los eventos?
Los stands modulares reutilizables y los sistemas de activos permiten amortizar la inversión en producción a lo largo de múltiples eventos, en lugar de reconstruirla cada vez — de modo que el cost avoidance se acumula y el CFO por fin ve a dónde va el dinero de los eventos.