Ein globaler Automobilhersteller wickelte Automobilmessen, Launches, Händler-Events und Aktivierungen über mehr als 50 Eventagenturen und Produktionsdienstleister ab – lokal beauftragt, kaum gebenchmarkt und mit erheblicher Duplizierung von Ständen, Assets und Logistik. Events waren ein großer, intransparenter Kostenblock ohne zentralen Standard, ohne definierte Scopes und ohne Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten.
VA konzipierte ein modulares Event-Ökosystem über eine strukturierte Auswahl – Roster von 50 auf 14 reduziert, transparente Rate Cards, klare Scopes und wiederverwendbare modulare Stand- und Asset-Systeme –, sodass Produktionsinvestitionen über Events hinweg kumulieren, während die Messequalität erhalten bleibt.
Head of Brand, Head of Communication, Head of Indirect Procurement
Das strategische Problem
Automobilmessen, Launches, Händler-Events und Experiential-Aktivierungen liefen über mehr als 50 Eventagenturen und Produktionsdienstleister – lokal beauftragt, kaum gebenchmarkt und mit erheblicher Duplizierung von Ständen, Assets und Logistik. Events waren ein großer, intransparenter Kostenblock ohne zentralen Standard, ohne definierte Scopes und ohne Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten.
Diagnose & Design
VA führte ein Audit des Marketing- und Produktions-Ökosystems sowie ein Spend Mapping mit Kosten-Baseline-Analyse über Automobilmessen, Launches, Händler-Events und Experiential-Aktivierungen in allen Märkten durch und legte Lieferanten-Duplizierung, Überschneidungen bei Ständen und Assets sowie die tatsächlichen Vollkosten pro Event offen; ein Strategie-Workshop mit Brand, Kommunikation und Procurement stimmte anschließend das Zielmodell ab, und ein Gap- & Maturity-Assessment plus Markt-Benchmarking definierte, wie Best-Practice-Governance für Events kommerziell aussieht – strukturiert durch das AURA/Scoping Tool.
Ecosystem & Remuneration
VA konzipierte ein modulares Partner-Ökosystem über einen strukturierten Auswahlprozess – Screening von Agenturen und Holdings, RFI und RFP sowie ein neues Fee-Modell – und reduzierte den Event-Roster von 50 auf 14 Partner, identifiziert über Vendor Scouting & Shortlisting auf Basis der VA-Datenbank mit 5.000+ Lieferanten; das Design des Vergütungsmodells sowie Fee-Benchmarking & -Validierung etablierten transparente Rate Cards und ein Preferred-Supplier-Framework, während Scoping & SOW-Design klare Scopes und modulare, wiederverwendbare Stand- und Asset-Systeme kodifizierte, sodass Produktionsinvestitionen kumulieren, statt bei jedem Event von vorn zu beginnen – mit dem AURA/Scoring Model als Governance der kompetitiven Auswahl.
Rollout & Relationship Management
Contracting & Onboarding verankerten die Preferred-Supplier-Konditionen über den gesamten Eventkalender; Handover, Rollout & Commitment-Tracking führten das modulare Modell anschließend Event für Event ein – mit AURA/Planner, der den Rollout rückwärts auf zwei Kalender-Meilensteine plante, und einem Relationship Management, das sicherstellte, dass die im Pitch zugesagten Qualitäts- und Kostenverpflichtungen in der Messehalle auch eingehalten wurden.
Execution Oversight
VA wandte Bid Governance (Triple/Double/Direct Award) auf alle wesentlichen Produktions- und Logistikbeschaffungen an; Production Cost Validation & Budget Control prüften Lieferantenrechnungen gegen die Rate Cards; Pre-Production- & PPM-Advisory sowie On-Set Oversight sicherten die Messequalität, während Wrap & Final Reconciliation jedes Event abschloss – mit abgestimmten Kosten und verrechneten Gutschriften aus der Asset-Wiederverwendung.
Performance Measurement
Events- und Experiential-Kosten um 15% gesenkt, mit 13% Cost Avoidance aus modularer Wiederverwendung und kompetitivem Sourcing; Lieferantenbasis um 72% konsolidiert [illustrativ, zu bestätigen], ohne gemeldete Einbußen bei der Messequalität. KPIs und Scorecards aus dem Governance-Design wurden über die Partner-Performance-Evaluation im 90/180/360-Bewertungsrhythmus getrackt; Cost Saving und Cost Avoidance werden separat ausgewiesen (heute über Abschlussberichte; vollständiges Performance Measurement auf der Roadmap).
Why VA
Events are simultaneously spectacle and an opaque spend line. VA governs the experiential ecosystem — from a structured roster with clear scopes to modular asset design to wrap reconciliation — so the brand commands the room and the CFO finally sees where the money goes.
Common questions
Wie steuert man Event-Ausgaben, ohne die Messequalität zu gefährden?
Über einen strukturierten Roster mit klaren Scopes, transparenten Rate Cards und modularen, wiederverwendbaren Stand- und Asset-Systemen – so kumulieren Investitionen über Events hinweg und Qualität wird gezielt gesteuert, statt lokal jedes Mal neu aufgesetzt und neu eingekauft zu werden.
Warum einen Event-Roster mit 50 Agenturen konsolidieren?
Ein fragmentierter, lokal beauftragter Roster dupliziert Stände, Assets und Logistik – ohne Benchmarking und ohne Verhandlungsmacht; ein durch Governance gesteuerter Roster von 14 Preferred Partnern zu gebenchmarkten Konditionen macht einen großen, intransparenten Kostenblock sichtbar und wettbewerbsfähig.
Wie senkt modulares Design die Kosten über Events hinweg?
Wiederverwendbare modulare Stände und Asset-Systeme bedeuten, dass Produktionsinvestitionen über viele Events amortisiert werden, statt jedes Mal neu aufgebaut zu werden – die Cost Avoidance kumuliert, und der CFO sieht endlich, wohin das Event-Budget fließt.