Un costruttore automobilistico globale gestiva saloni, lanci, eventi per i concessionari e attivazioni attraverso oltre 50 agenzie eventi e fornitori di produzione, ingaggiati localmente con scarso benchmarking e forte duplicazione di stand, asset e logistica. Gli eventi rappresentavano una voce di spesa rilevante e opaca, senza uno standard centrale, perimetri definiti né leva negoziale sui fornitori.
VA ha progettato un ecosistema eventi modulare attraverso una selezione strutturata — roster ridotto da 50 a 14, tariffari trasparenti, perimetri chiari e sistemi modulari riutilizzabili di stand e asset — così che l’investimento in produzione si capitalizzi evento dopo evento mantenendo la qualità dello show.
Head of Brand, Head of Communication, Head of Indirect Procurement
Il problema strategico
Saloni, lanci, eventi per i concessionari e attivazioni esperienziali passavano attraverso oltre 50 agenzie eventi e fornitori di produzione, ingaggiati localmente con scarso benchmarking e forte duplicazione di stand, asset e logistica. Gli eventi erano una voce di spesa rilevante e opaca, senza standard centrale, senza perimetri definiti e senza leva negoziale sui fornitori.
Diagnose & Design
VA ha condotto un audit dell’ecosistema marketing e produzione e un’analisi di spend mapping e cost baseline su saloni, lanci, eventi per i concessionari e attivazioni esperienziali in ogni mercato, facendo emergere la duplicazione dei fornitori, le sovrapposizioni tra stand e asset e il reale costo complessivo per evento; un workshop strategico con brand, comunicazione e procurement ha poi allineato il modello futuro, mentre un gap & maturity assessment e il benchmarking di mercato hanno definito che cosa significhi, sul piano commerciale, una governance eventi allo stato dell’arte, con AURA/Scoping Tool a strutturare l’audit.
Ecosystem & Remuneration
VA ha progettato un ecosistema di partner modulare attraverso un percorso di selezione strutturato — screening di agenzie e holding, RFI e RFP, e un nuovo modello di fee — riducendo il roster eventi da 50 a 14 partner individuati tramite vendor scouting & shortlisting sul database VA di 5.000+ fornitori; il disegno del modello di remunerazione e il benchmarking e la validazione delle fee hanno stabilito tariffari trasparenti e un framework di fornitori preferenziali, mentre scoping e disegno degli SOW hanno codificato perimetri chiari e sistemi modulari e riutilizzabili di stand e asset, così che l’investimento in produzione si capitalizzi invece di azzerarsi a ogni evento, con AURA/Scoring Model a governare la selezione competitiva.
Rollout e gestione della relazione
Contrattualizzazione e onboarding hanno blindato le condizioni da fornitore preferenziale sull’intero calendario eventi; handover, rollout e monitoraggio degli impegni hanno poi implementato il modello modulare evento per evento, con AURA/Planner a pianificare a ritroso il rollout su due milestone di calendario e la gestione della relazione a garantire che gli impegni di qualità e di costo assunti in gara fossero onorati nel padiglione.
Execution Oversight
VA ha applicato la bid governance (triple/double/direct award) a tutti gli acquisti rilevanti di produzione e logistica; la production cost validation e il controllo di budget hanno verificato le fatture dei fornitori rispetto ai tariffari; l’advisory di pre-produzione e PPM e la supervisione on-set hanno presidiato la qualità dello show, mentre wrap e riconciliazione finale hanno chiuso ogni evento con costi e crediti da riutilizzo degli asset riconciliati.
Performance Measurement
Costi di eventi ed esperienziali ridotti del 15%, con un 13% di cost avoidance da riutilizzo modulare e sourcing competitivo; base fornitori consolidata del 72% [dato illustrativo, da confermare], senza alcuna perdita di qualità dello show segnalata. KPI e scorecard definiti in sede di governance, monitorati con valutazioni delle performance dei partner a cadenza 90/180/360; cost saving e cost avoidance rendicontati separatamente (oggi report di chiusura; performance measurement completa in roadmap).
Why VA
Events are simultaneously spectacle and an opaque spend line. VA governs the experiential ecosystem — from a structured roster with clear scopes to modular asset design to wrap reconciliation — so the brand commands the room and the CFO finally sees where the money goes.
Common questions
Come si governa la spesa eventi senza penalizzare la qualità dello show?
Attraverso un roster strutturato con perimetri chiari, tariffari trasparenti e sistemi modulari e riutilizzabili di stand e asset — così l’investimento si capitalizza evento dopo evento e la qualità resta presidiata, invece di essere azzerata e riacquistata localmente ogni volta.
Perché consolidare un roster eventi di 50 agenzie?
Un roster frammentato e ingaggiato localmente duplica stand, asset e logistica, senza benchmarking né leva negoziale; un roster governato di 14 partner preferenziali, a condizioni sottoposte a benchmark, rende visibile e competitiva una voce di spesa rilevante e opaca.
In che modo la progettazione modulare riduce i costi lungo il calendario eventi?
Stand modulari e sistemi di asset riutilizzabili consentono di ammortizzare l’investimento in produzione su molti eventi anziché ricostruire ogni volta — così il cost avoidance si cumula e il CFO vede finalmente dove va la spesa eventi.