À travers de nombreuses marques, l’événementiel et l’expérientiel fonctionnaient sans standards communs, avec des fournisseurs dupliqués et une empreinte carbone croissante et non mesurée, au moment même où l’ESG devenait un engagement du conseil d’administration. Le groupe payait plusieurs fois pour une même capacité et ne pouvait rendre compte ni du coût ni du carbone à l’échelle du portefeuille.
VA a bâti un centre d’excellence événementiel — un réseau unique de fournisseurs privilégiés, des honoraires harmonisés, des formats modulaires réutilisables et un flux de production attentif au climat intégrant la mesure du carbone dans chaque brief — pilotant conjointement le coût et le carbone à l’échelle du portefeuille.
CMO, Head of Brand, Head of Indirect Procurement
Le problème stratégique
À travers de nombreuses marques, l’événementiel et l’expérientiel fonctionnaient sans standards communs, avec des fournisseurs dupliqués et une empreinte carbone croissante et non mesurée, au moment même où l’ESG devenait un engagement du conseil d’administration. Le groupe payait plusieurs fois pour une même capacité et ne pouvait rendre compte ni du coût ni du carbone à l’échelle du portefeuille.
Diagnose & Design
VA a mené un audit de l’écosystème marketing et production ainsi qu’une cartographie des dépenses et une analyse de la base de coûts sur l’ensemble des dépenses événementielles et expérientielles de chaque marque, mettant en évidence la fragmentation des fournisseurs, la duplication des formats et le carbone non suivi inhérent aux choix de production — déplacements, construction, énergie et élimination ; un benchmarking de marché a établi ce à quoi ressemblent les coûts événementiels dans un modèle gouverné de centre d’excellence, à une échelle de portefeuille comparable. Une évaluation des écarts et de la maturité a mesuré la distance par rapport à un modèle opérationnel à standard commun, et la conception de la gouvernance (RACI, cadre de KPI, scorecards) a défini l’architecture d’une structure de reporting combinant coût et carbone, tandis qu’une modélisation de scénarios et une simulation de prévisions ont projeté le potentiel de réduction des coûts et des émissions issu de la consolidation.
Ecosystem & Remuneration
VA a conçu le centre d’excellence événementiel et expérientiel par une rationalisation et une consolidation du roster, remplaçant des relations fournisseurs dupliquées, marque par marque, par un réseau unique de fournisseurs privilégiés couvrant la production, les lieux, la technologie et les spécialistes de la durabilité, sélectionnés au moyen d’un appel d’offres gouverné couvrant chaque unité opérationnelle. La conception du modèle de rémunération a harmonisé les structures d’honoraires à l’échelle du portefeuille ; un benchmarking et une validation des honoraires ont confirmé que les tarifs consolidés généraient des gains substantiels par rapport à des conditions négociées individuellement. Le cadrage et la conception des SOW ont intégré des formats modulaires réutilisables, un flux de production attentif au climat — conception bas carbone, options à distance et virtuelles — et des exigences de mesure du carbone dans chaque brief, et un sourcing et une présélection de fournisseurs à partir de la base de plus de 5 000 fournisseurs de VA ont identifié des prestataires capables de répondre à la fois aux critères de coût et aux critères ESG.
Déploiement et gestion de la relation
La contractualisation et l’onboarding ont formalisé le réseau de fournisseurs privilégiés au moyen d’accords harmonisés couvrant les tarifs, la licence des formats modulaires, les obligations de conformité en matière de durabilité et les exigences de reporting carbone ; le transfert, le déploiement et le suivi des engagements ont gouverné l’adoption, marque par marque, des standards du centre d’excellence, garantissant qu’aucune marque ne poursuive avec des fournisseurs hérités hors du panel gouverné. AURA/Planner a rétroplanifié le déploiement autour de deux échéances — le lancement du centre d’excellence et l’adoption complète par l’ensemble des marques — tandis que la gestion de la relation a maintenu l’alignement entre les parties prenantes de la marque, des achats et de la durabilité tout au long de la transition structurelle.
Execution Oversight
VA a appliqué une validation des coûts de production et un contrôle budgétaire à chaque brief événementiel, suivant les dépenses réelles par rapport aux références des formats modulaires et signalant toute production sur mesure qui aurait dû recourir à un format standard. Des contrôles de production durable et ESG/DE&I ont été intégrés aux étapes du brief, de la sélection des fournisseurs et du bilan de clôture, le carbone étant mesuré au regard des engagements ESG du groupe pris au niveau du conseil d’administration à chaque étape. Le bilan et la réconciliation finale ont clôturé chaque événement par un rapport coût et carbone, offrant au conseil sa piste d’audit et alimentant le cycle d’amélioration continue des standards de formats et de fournisseurs.
Performance Measurement
Le coût et le carbone ont été gouvernés et rapportés ensemble. Les KPI et scorecards issus de la conception de la gouvernance — coût par événement, intensité carbone par événement, taux de consolidation des fournisseurs, taux de réutilisation des formats modulaires — ont été suivis via l’évaluation de la performance des partenaires selon une cadence d’appréciation 90/180/360 ; le cost saving et le cost avoidance ont été rapportés séparément. Résultats : réduction de 18 % du coût de l’événementiel, 13 % de coûts évités grâce aux formats partagés et à un sourcing concurrentiel, réduction de 40 % des émissions de production (aujourd’hui rapports de clôture ; mesure complète de la performance inscrite à la roadmap).
Why VA
Across a portfolio, events value is lost between brands. VA builds a centre of excellence with a climate-aware workflow that governs cost and carbon together, so the group captures scale and meets its ESG commitments.
Common questions
Qu'est-ce qu'un centre d'excellence événementiel et expérientiel ?
Un réseau unique de fournisseurs privilégiés couvrant la production, les lieux, la technologie et les spécialistes de la durabilité, doté d’honoraires harmonisés et de formats modulaires réutilisables — remplaçant des relations fournisseurs dupliquées, marque par marque et sans standard commun.
Comment piloter conjointement le coût et le carbone ?
Un flux de production attentif au climat — conception bas carbone, options à distance et virtuelles — assorti d’exigences de mesure du carbone dans chaque brief, de sorte que le coût par événement et l’intensité carbone soient rapportés côte à côte à l’échelle du portefeuille, selon une cadence 90/180/360.
Comment capter l'échelle du portefeuille à travers de nombreuses marques ?
Un appel d’offres gouverné couvrant chaque unité opérationnelle et des grilles tarifaires harmonisées permettent au groupe d’acheter une seule fois avec un effet d’échelle, tandis que la réutilisation des formats modulaires produit un effet cumulatif — de sorte que la valeur événementielle est captée entre les marques, et non perdue.