Über zahlreiche Marken hinweg liefen Events und Experiential ohne gemeinsame Standards, mit doppelt geführten Lieferanten und einem wachsenden, nicht gemessenen CO₂-Fußabdruck – genau in dem Moment, in dem ESG zur Verpflichtung auf Board-Ebene wurde. Die Gruppe bezahlte mehrfach für dieselbe Leistung und konnte auf Portfolioebene weder Kosten noch CO₂ ausweisen.
VA baute ein Center of Excellence für Events auf – ein Netzwerk bevorzugter Lieferanten, harmonisierte Vergütung, wiederverwendbare modulare Formate und ein klimabewusster Produktionsworkflow mit CO₂-Messung in jedem Briefing – und steuerte Kosten und CO₂ gemeinsam auf Portfolioebene.
CMO, Head of Brand, Head of Indirect Procurement
Das strategische Problem
Über zahlreiche Marken hinweg liefen Events und Experiential ohne gemeinsame Standards, mit doppelt geführten Lieferanten und einem wachsenden, nicht gemessenen CO₂-Fußabdruck – genau in dem Moment, in dem ESG zur Verpflichtung auf Board-Ebene wurde. Die Gruppe bezahlte mehrfach für dieselbe Leistung und konnte auf Portfolioebene weder Kosten noch CO₂ ausweisen.
Diagnose & Design
VA führte ein Audit des Marketing- und Produktionsökosystems sowie ein Spend Mapping mit Kosten-Baseline-Analyse über die Event- und Experiential-Ausgaben jeder Marke durch und erfasste dabei Lieferantenfragmentierung, Formatduplizierung und die nicht gemessenen CO₂-Emissionen in den Produktionsentscheidungen – Reisen, Aufbau, Energie und Entsorgung; ein Marktbenchmarking zeigte, wie Eventkosten in einem governance-geführten Center-of-Excellence-Modell bei vergleichbarer Portfoliogröße aussehen. Ein Gap- & Maturity-Assessment maß die Distanz zu einem Operating Model mit gemeinsamen Standards, und Governance-Design (RACI, KPI-Framework, Scorecards) definierte die Architektur einer kombinierten Kosten-und-CO₂-Berichtsstruktur; Szenariomodellierung und Forecast-Simulation projizierten das Kosteneinsparungs- und Emissionsminderungspotenzial der Konsolidierung.
Ecosystem & Remuneration
VA konzipierte das Center of Excellence für Events und Experiential über Roster-Rationalisierung und -Konsolidierung und ersetzte doppelt geführte, markenweise Lieferantenbeziehungen durch ein Netzwerk bevorzugter Lieferanten für Produktion, Venues, Technologie und Nachhaltigkeitsexpertise, ausgewählt über einen governance-geführten Pitch über alle Geschäftseinheiten. Das Design des Vergütungsmodells harmonisierte die Honorarstrukturen über das gesamte Portfolio; Fee-Benchmarking und -Validierung bestätigten, dass die konsolidierten Konditionen substanzielle Kosteneinsparungen gegenüber einzeln verhandelten Konditionen erbrachten. Scoping und SOW-Design verankerten wiederverwendbare modulare Formate, einen klimabewussten Produktionsworkflow – emissionsarmer Aufbau, Remote- und virtuelle Optionen – sowie CO₂-Messanforderungen in jedem Briefing; Vendor Scouting und Shortlisting aus der VA-Datenbank mit 5.000+ Lieferanten identifizierten Anbieter, die sowohl Kosten- als auch ESG-Kriterien erfüllen.
Rollout & Relationship Management
Contracting und Onboarding formalisierten das Netzwerk bevorzugter Lieferanten mit harmonisierten Vereinbarungen zu Konditionen, Lizenzierung der modularen Formate, Nachhaltigkeits-Compliance-Pflichten und CO₂-Berichtsanforderungen; Handover, Rollout und Commitment-Tracking steuerten die markenweise Übernahme der Center-of-Excellence-Standards und stellten sicher, dass keine Marke außerhalb des freigegebenen Panels mit Altlieferanten weiterarbeitete. AURA/Planner plante den Rollout rückwärts auf zwei Termine – Launch des Center of Excellence und vollständige markenübergreifende Adoption –, während Relationship Management die Abstimmung zwischen Marken-, Procurement- und Nachhaltigkeits-Stakeholdern über den gesamten strukturellen Übergang hinweg sicherte.
Execution Oversight
VA wandte auf jedes Event-Briefing Produktionskostenvalidierung und Budgetkontrolle an, verfolgte die tatsächlichen Ausgaben gegen die Baselines der modularen Formate und markierte jede Sonderproduktion, für die ein Standardformat vorgesehen war. Prüfungen zu nachhaltiger Produktion und ESG/DE&I wurden in Briefing, Lieferantenauswahl und Abschlussphase verankert, wobei CO₂ in jedem Schritt an den ESG-Verpflichtungen der Gruppe auf Board-Ebene gemessen wurde. Wrap und finale Reconciliation schlossen jedes Event mit einem Kosten-und-CO₂-Report ab – der Prüfpfad für das Board und zugleich Input für den kontinuierlichen Verbesserungszyklus der Format- und Lieferantenstandards.
Performance Measurement
Kosten und CO₂ wurden gemeinsam gesteuert und ausgewiesen. KPIs und Scorecards aus dem Governance-Design – Kosten pro Event, CO₂-Intensität pro Event, Lieferantenkonsolidierungsquote, Wiederverwendungsquote modularer Formate – wurden über Partner-Performance-Evaluation im 90/180/360-Bewertungsrhythmus verfolgt; Cost Saving und Cost Avoidance wurden separat ausgewiesen. Ergebnisse: 18% Reduktion der Eventkosten, 13% Cost Avoidance durch geteilte Formate und wettbewerbliches Sourcing, 40% Reduktion der Produktionsemissionen (heute Abschlussreports; vollständiges Performance Measurement auf der Roadmap).
Why VA
Across a portfolio, events value is lost between brands. VA builds a centre of excellence with a climate-aware workflow that governs cost and carbon together, so the group captures scale and meets its ESG commitments.
Common questions
Was ist ein Center of Excellence für Events und Experiential?
Ein Netzwerk bevorzugter Lieferanten für Produktion, Venues, Technologie und Nachhaltigkeitsexpertise, mit harmonisierter Vergütung und wiederverwendbaren modularen Formaten – anstelle doppelt geführter, markenweiser Lieferantenbeziehungen ohne gemeinsamen Standard.
Wie steuern Sie Kosten und CO₂ gemeinsam?
Ein klimabewusster Produktionsworkflow – emissionsarmer Aufbau, Remote- und virtuelle Optionen – mit verbindlichen CO₂-Messanforderungen in jedem Briefing, sodass Kosten pro Event und CO₂-Intensität auf Portfolioebene im 90/180/360-Rhythmus nebeneinander ausgewiesen werden.
Wie werden Skaleneffekte über viele Marken hinweg im Portfolio realisiert?
Ein zentral gesteuerter Pitch über alle Geschäftseinheiten und harmonisierte Rate Cards sorgen dafür, dass die Gruppe einmal und mit Skalenhebel einkauft; die Wiederverwendung modularer Formate verstärkt den Effekt – der Wert der Events wird zwischen den Marken realisiert statt verloren.