In numerosi brand, eventi e attività esperienziali venivano gestiti senza standard condivisi, con fornitori duplicati e un’impronta di carbonio crescente e non misurata, proprio mentre l’ESG diventava un impegno di board. Il gruppo pagava più volte la stessa capacità e non era in grado di rendicontare né i costi né le emissioni a livello di portafoglio.
VA ha costruito un centro di eccellenza per gli eventi — un’unica rete di fornitori preferenziali, compensi armonizzati, format modulari riutilizzabili e un flusso di produzione attento al clima con la misurazione delle emissioni in ogni brief — governando insieme costi ed emissioni a livello di portafoglio.
CMO, Head of Brand, Head of Indirect Procurement
Il problema strategico
In numerosi brand, eventi e attività esperienziali venivano gestiti senza standard condivisi, con fornitori duplicati e un’impronta di carbonio crescente e non misurata, proprio mentre l’ESG diventava un impegno di board. Il gruppo pagava più volte la stessa capacità e non era in grado di rendicontare né i costi né le emissioni a livello di portafoglio.
Diagnose & Design
VA ha condotto un audit dell’ecosistema marketing e di produzione e un’analisi di mappatura della spesa con baseline dei costi sull’intera spesa in eventi ed esperienziale di ogni brand, mappando la frammentazione dei fornitori, la duplicazione dei format e le emissioni non tracciate incorporate nelle scelte di produzione — trasferte, allestimenti, energia e smaltimento; il benchmarking di mercato ha stabilito quale sia il costo degli eventi in un modello governato di centro di eccellenza a scala di portafoglio comparabile. Una valutazione di gap e maturità ha misurato la distanza da un modello operativo a standard condivisi, e il disegno della governance (RACI, framework di KPI, scorecard) ha definito l’architettura di una struttura di reporting congiunta costi-emissioni, con modellazione di scenari e simulazioni previsionali a proiettare il potenziale di riduzione dei costi e delle emissioni derivante dal consolidamento.
Ecosystem & Remuneration
VA ha progettato il centro di eccellenza per eventi ed esperienziale attraverso la razionalizzazione e il consolidamento del roster, sostituendo relazioni con fornitori duplicate, gestite brand per brand, con un’unica rete di fornitori preferenziali che copre produzione, location, tecnologia e specialisti di sostenibilità, selezionato tramite un pitch governato esteso a tutte le business unit. Il disegno del modello di remunerazione ha armonizzato le strutture dei compensi sull’intero portafoglio; il benchmarking e la validazione dei compensi hanno confermato che le tariffe consolidate generavano riduzioni di costo significative rispetto alle condizioni negoziate singolarmente. Lo scoping e il disegno degli SOW hanno incorporato in ogni brief format modulari riutilizzabili, un flusso di produzione attento al clima — allestimenti a basse emissioni, opzioni da remoto e virtuali — e requisiti di misurazione delle emissioni; lo scouting e la shortlist dei vendor dal database VA di 5.000+ fornitori hanno identificato fornitori in grado di soddisfare sia i criteri di costo sia quelli ESG.
Rollout e gestione delle relazioni
Contrattualizzazione e onboarding hanno formalizzato la rete di fornitori preferenziali con accordi armonizzati su tariffe, licenze dei format modulari, obblighi di conformità in materia di sostenibilità e requisiti di rendicontazione delle emissioni; handover, rollout e monitoraggio degli impegni hanno governato l’adozione brand per brand degli standard del centro di eccellenza, assicurando che nessun brand continuasse a operare con i fornitori storici al di fuori del panel governato. AURA/Planner ha pianificato a ritroso il rollout su due date — il lancio del centro di eccellenza e la piena adozione cross-brand — mentre la gestione delle relazioni ha mantenuto l’allineamento tra brand, procurement e referenti della sostenibilità lungo tutta la transizione strutturale.
Execution Oversight
VA ha applicato la validazione dei costi di produzione e il controllo di budget a ogni brief di evento, monitorando la spesa effettiva rispetto alle baseline dei format modulari e segnalando ogni produzione ad hoc che avrebbe dovuto utilizzare un format standard. I controlli di produzione sostenibile e di conformità ESG/DE&I sono stati integrati nelle fasi di brief, selezione dei fornitori e chiusura, con le emissioni misurate a ogni passaggio rispetto agli impegni ESG assunti dal gruppo a livello di board. Wrap e riconciliazione finale hanno chiuso ogni evento con un report costi-emissioni, fornendo al board la propria pista di controllo e alimentando il ciclo di miglioramento continuo degli standard di format e fornitori.
Performance Measurement
Costi ed emissioni sono stati governati e rendicontati insieme. I KPI e le scorecard definiti nel disegno della governance — costo per evento, intensità di carbonio per evento, tasso di consolidamento dei fornitori, tasso di riutilizzo dei format modulari — sono stati monitorati tramite la valutazione delle performance dei partner con cadenza di appraisal 90/180/360; cost saving e cost avoidance rendicontati separatamente. Risultati: 18% di riduzione del costo degli eventi, 13% di cost avoidance da format condivisi e sourcing competitivo, 40% di riduzione delle emissioni di produzione (oggi report di chiusura; la misurazione completa delle performance è in roadmap).
Why VA
Across a portfolio, events value is lost between brands. VA builds a centre of excellence with a climate-aware workflow that governs cost and carbon together, so the group captures scale and meets its ESG commitments.
Common questions
Che cos'è un centro di eccellenza per eventi e marketing esperienziale?
Un’unica rete di fornitori preferenziali che copre produzione, location, tecnologia e specialisti di sostenibilità, con compensi armonizzati e format modulari riutilizzabili — in sostituzione di relazioni con fornitori duplicate, gestite brand per brand senza uno standard condiviso.
Come si governano insieme costi ed emissioni?
Un flusso di produzione attento al clima — allestimenti a basse emissioni, opzioni da remoto e virtuali — con requisiti di misurazione delle emissioni in ogni brief, così che il costo per evento e l’intensità di carbonio siano rendicontati fianco a fianco a livello di portafoglio con cadenza 90/180/360.
Come si cattura la scala di portafoglio su un numero elevato di brand?
Un pitch governato esteso a tutte le business unit e tariffari armonizzati consentono al gruppo di acquistare una sola volta con la leva della scala, e il riutilizzo dei format modulari genera un effetto cumulativo — così il valore degli eventi viene catturato tra i brand, non disperso.