Em diversas marcas, eventos e ações experienciais operavam sem padrões compartilhados, com fornecedores duplicados e uma pegada de carbono crescente e não mensurada, justamente quando ESG se tornava um compromisso do conselho. O grupo pagava várias vezes pela mesma capacidade e não conseguia reportar nem custo nem carbono no nível do portfólio.
A VA construiu um centro de excelência em eventos — uma única rede de fornecedores preferenciais, honorários harmonizados, formatos modulares reutilizáveis e um fluxo de produção com consciência climática, com mensuração de carbono em cada briefing — governando custo e carbono em conjunto no nível do portfólio.
CMO, Head of Brand, Head of Indirect Procurement
O problema estratégico
Em diversas marcas, eventos e ações experienciais operavam sem padrões compartilhados, com fornecedores duplicados e uma pegada de carbono crescente e não mensurada, justamente quando ESG se tornava um compromisso do conselho. O grupo pagava várias vezes pela mesma capacidade e não conseguia reportar nem custo nem carbono no nível do portfólio.
Diagnose & Design
A VA conduziu uma auditoria do ecossistema de marketing e produção e uma análise de mapeamento de investimento e baseline de custos sobre todo o gasto em eventos e experiencial de cada marca, mapeando a fragmentação de fornecedores, a duplicação de formatos e o carbono não rastreado embutido nas escolhas de produção — viagens, montagem, energia e descarte; o benchmarking de mercado estabeleceu como se comportam os custos de eventos em um modelo governado de centro de excelência, em escala de portfólio comparável. Uma avaliação de gaps e maturidade mediu a distância até um modelo operacional de padrões compartilhados, e o desenho de governança (RACI, framework de KPIs, scorecards) definiu a arquitetura de uma estrutura combinada de reporte de custo e carbono, com modelagem de cenários e simulação de forecast projetando o potencial de redução de custos e de emissões da consolidação.
Ecosystem & Remuneration
A VA desenhou o centro de excelência em eventos e experiencial por meio da racionalização e consolidação do roster, substituindo relacionamentos duplicados com fornecedores, marca a marca, por uma única rede de fornecedores preferenciais abrangendo produção, locais, tecnologia e especialistas em sustentabilidade, selecionada por meio de uma concorrência governada que cobriu todas as unidades de negócio. O desenho do modelo de remuneração harmonizou as estruturas de honorários em todo o portfólio; o benchmarking e a validação de honorários confirmaram que as tarifas consolidadas entregavam reduções de custo relevantes frente a condições negociadas individualmente. O desenho de escopo e SOW incorporou formatos modulares reutilizáveis, um fluxo de produção com consciência climática — construção de baixo carbono, opções remotas e virtuais — e requisitos de mensuração de carbono em cada briefing, e o scouting e shortlist de fornecedores a partir do banco de dados VA com mais de 5.000 fornecedores identificou parceiros capazes de atender simultaneamente aos critérios de custo e de ESG.
Rollout e gestão de relacionamento
A contratação e o onboarding formalizaram a rede de fornecedores preferenciais com acordos harmonizados cobrindo tarifas, licenciamento de formatos modulares, obrigações de conformidade em sustentabilidade e requisitos de reporte de carbono; o handover, o rollout e o acompanhamento de compromissos governaram a adoção, marca a marca, dos padrões do centro de excelência, garantindo que nenhuma marca continuasse com fornecedores legados fora do painel governado. O AURA/Planner planejou o rollout de trás para frente a partir de duas datas — o lançamento do centro de excelência e a adoção plena entre as marcas — enquanto a gestão de relacionamento sustentou o alinhamento entre marca, procurement e stakeholders de sustentabilidade ao longo de toda a transição estrutural.
Execution Oversight
A VA aplicou validação de custos de produção e controle orçamentário a cada briefing de evento, acompanhando o gasto real frente aos baselines dos formatos modulares e sinalizando qualquer produção sob medida que deveria ter utilizado um formato padrão. Verificações de produção sustentável e de ESG/DE&I foram incorporadas nas etapas de briefing, seleção de fornecedores e encerramento, com o carbono mensurado, em cada etapa, frente aos compromissos de ESG assumidos pelo conselho do grupo. O wrap e a reconciliação final encerraram cada evento com um relatório de custo e carbono, entregando ao conselho sua trilha de auditoria e alimentando o ciclo de melhoria contínua dos padrões de formatos e fornecedores.
Performance Measurement
Custo e carbono foram governados e reportados em conjunto. Os KPIs e scorecards derivados do desenho de governança — custo por evento, intensidade de carbono por evento, taxa de consolidação de fornecedores, taxa de reutilização de formatos modulares — foram acompanhados via avaliação de desempenho de parceiros em cadência de 90/180/360 dias; cost saving e cost avoidance reportados separadamente. Resultados: redução de 18% no custo de eventos, 13% de cost avoidance a partir de formatos compartilhados e sourcing competitivo, e redução de 40% nas emissões de produção (hoje, relatórios de encerramento; a mensuração completa de performance está no roadmap).
Why VA
Across a portfolio, events value is lost between brands. VA builds a centre of excellence with a climate-aware workflow that governs cost and carbon together, so the group captures scale and meets its ESG commitments.
Common questions
O que é um centro de excelência em eventos e experiencial?
Uma única rede de fornecedores preferenciais abrangendo produção, locais, tecnologia e especialistas em sustentabilidade, com honorários harmonizados e formatos modulares reutilizáveis — substituindo relacionamentos duplicados com fornecedores, marca a marca, sem nenhum padrão compartilhado.
Como custo e carbono são governados em conjunto?
Um fluxo de produção com consciência climática — construção de baixo carbono, opções remotas e virtuais — com requisitos de mensuração de carbono em cada briefing, de modo que o custo por evento e a intensidade de carbono sejam reportados lado a lado no nível do portfólio, em cadência de 90/180/360 dias.
Como a escala do portfólio é capturada entre tantas marcas?
Uma concorrência governada abrangendo todas as unidades de negócio e tabelas de tarifas harmonizadas fazem com que o grupo compre uma única vez, com alavancagem de escala, e a reutilização de formatos modulares gera efeito composto — assim, o valor dos eventos é capturado entre as marcas, e não perdido.