Relazioni pubbliche, comunicazione corporate e public affairs passavano per un roster frammentato di agenzie nominate paese per paese, con retainer sovrapposti, nessun perimetro condiviso e compensi molto variabili per attività comparabili. In un settore regolamentato e sotto forte scrutinio, criticità e crisi venivano gestite in modo reattivo e incoerente, e né la comunicazione né il procurement avevano visibilità sul costo PR complessivo o sulla copertura reale delle agenzie.
VA ha consolidato il roster paese per paese in un network governato, con ruoli globali, regionali e locali definiti su accordi standardizzati legati al perimetro delle attività — contrattualizzando in anticipo la preparazione a criticità e crisi — e ha restituito una visione unica di costi, copertura e rischio reputazionale.
Head of Communication, Head of Public Affairs, Head of Marketing Procurement
Il problema strategico
Relazioni pubbliche, comunicazione corporate e public affairs passavano per un roster frammentato di agenzie nominate paese per paese, con retainer sovrapposti, nessun perimetro condiviso e compensi molto variabili per attività comparabili. In un settore regolamentato e sotto forte scrutinio, criticità e crisi venivano gestite in modo reattivo e incoerente, e né la comunicazione né il procurement avevano visibilità sul costo PR complessivo del gruppo o sulla copertura reale delle agenzie.
Diagnose & Design
VA ha condotto un’analisi di spend mapping e cost baseline sulla spesa in PR, comunicazione corporate e public affairs in tutti i mercati, separando retainer, compensi a progetto e costi legati a criticità e crisi per far emergere duplicazioni, lacune di copertura e dispersione dei compensi; un audit dell’ecosistema marketing e produzione ha esaminato incarichi, condizioni contrattuali e sovrapposizioni di perimetro, evidenziando dove il gruppo pagava più volte nello stesso paese. Il benchmarking di mercato ha confrontato tariffe dei retainer e strutture di roster con gli standard dei settori regolamentati, mentre il disegno della governance (RACI, framework di KPI, scorecard) ha definito l’architettura per una gestione proattiva della reputazione e un modello di escalation per criticità e crisi, con AURA/FRC (Fulltime Ratecard Calculator) applicato alla validazione di retainer e listini tariffari.
Ecosystem & Remuneration
VA ha eseguito la razionalizzazione e il consolidamento del roster, riducendo il roster frammentato paese per paese a un network governato con ruoli globali, regionali e locali chiaramente definiti, e ha condotto una selezione strutturata su un unico profilo di agenzia di comunicazione per nominare il partner capofila per PR e reputazione. Il disegno del modello di remunerazione ha sostituito retainer disomogenei con accordi standardizzati legati al perimetro e compensi trasparenti; il benchmarking e la validazione dei compensi hanno confermato la competitività delle tariffe consolidate rispetto alle condizioni dei settori regolamentati. La definizione di perimetri e SOW ha chiarito che cosa consegna ciascuna agenzia e a quale prezzo, integrando un retainer dedicato alla preparazione a criticità e crisi, così da contrattualizzare in anticipo la capacità di escalation invece di improvvisarla sotto pressione.
Rollout e gestione delle relazioni
Contrattualizzazione e onboarding hanno formalizzato il roster consolidato con accordi di retainer standardizzati, SLA di copertura, protocolli di escalation per criticità e crisi e calendari di revisione chiari; il passaggio di consegne, il rollout e il monitoraggio degli impegni hanno governato la transizione dal roster precedente, garantendo che nessun mercato perdesse copertura e che la preparazione alle crisi fosse operativa dal primo giorno. AURA/Planner ha pianificato a ritroso il rollout su due date – scadenza dei retainer in essere e attivazione del nuovo roster – mentre la gestione delle relazioni ha tenuto allineati gli stakeholder di comunicazione, public affairs e procurement durante il cambiamento strutturale, proteggendo la continuità reputazionale con i team delle agenzie.
Execution Oversight
VA ha applicato la revisione di brief e preventivi alle attività a progetto attivate fuori dal perimetro dei retainer, validando deliverable e costi prima dell’impegno di spesa. La validazione dei costi di produzione e il controllo di budget hanno monitorato la spesa complessiva in PR e comunicazione per mercato rispetto alla baseline consolidata, segnalando ogni scostamento dai livelli di retainer concordati e documentando le variazioni. La bid governance è stata applicata agli incarichi una tantum di reputazione, public affairs e comunicazione di crisi, imponendo disciplina competitiva a una categoria che, sotto pressione di tempo, spesso aggira il procurement.
Performance Measurement
Costi, copertura e rischio reputazionale sono stati ricondotti a un’unica visione. I KPI e le scorecard definiti nel disegno della governance – costo per punto di copertura di mercato, tasso di utilizzo dei retainer, tempi di risposta a criticità e crisi, concentrazione del roster – sono stati monitorati tramite la valutazione delle performance dei partner con cadenza 90/180/360; cost saving e cost avoidance rendicontati separatamente. Risultati: riduzione del 16% dei costi di PR e comunicazione, 9% di cost avoidance da retainer consolidati e compensi standardizzati, 58% di consolidamento del roster PR [dato illustrativo, da confermare] (oggi report di chiusura; performance measurement completa in roadmap).
Why VA
In a regulated, high-scrutiny sector, reputation cannot be managed agency by agency. VA defines one profile, consolidates the roster into clear scopes and fees, and contracts crisis readiness in advance – giving the group a single view of cost, coverage and risk.
Common questions
Come si consolida un roster PR costruito paese per paese?
Trasformandolo in un network governato, con un partner capofila per PR e reputazione e ruoli globali, regionali e locali definiti su accordi standardizzati e legati al perimetro — superando retainer sovrapposti e compensi molto variabili per attività comparabili.
Perché contrattualizzare in anticipo la preparazione alle crisi in un settore regolamentato?
Per assicurare la capacità di escalation prima che serva, invece di improvvisarla sotto pressione: un retainer dedicato alla preparazione a criticità e crisi consente di gestire il rischio reputazionale in modo proattivo in un contesto esposto a forte scrutinio.
Come si rendono visibili il costo PR complessivo e la copertura?
Con compensi standardizzati legati al perimetro e un unico roster governato, monitorando costo per punto di copertura di mercato, utilizzo dei retainer, tempi di risposta alle criticità e concentrazione del roster con cadenza 90/180/360 — così costi, copertura e rischio convergono in un’unica visione.