Le attività di PR, comunicazione corporate e reputazione passavano per decine di agenzie nominate mercato per mercato, con retainer sovrapposti, nessun profilo né perimetro comune e un rischio reputazionale gestito in modo reattivo. La spesa era rilevante e frammentata, e il gruppo non aveva visibilità né sul costo totale né sulla copertura complessiva.
VA ha consolidato decine di agenzie in un roster hub-and-spoke governato, con ruoli globali, regionali e locali definiti su accordi legati al perimetro — dando al gruppo una visione unica di costi, copertura e rischio reputazionale.
Head of Communication, Head of Brand, Head of Marketing Procurement
Il problema strategico
Le attività di PR, comunicazione corporate e reputazione passavano per decine di agenzie nominate mercato per mercato, con retainer sovrapposti, nessun profilo né perimetro comune e un rischio reputazionale gestito in modo reattivo. La spesa era rilevante e frammentata, e il gruppo non aveva visibilità né sul costo totale né sulla copertura complessiva.
Diagnose & Design
VA ha condotto una mappatura della spesa con baseline dei costi di PR, comunicazione corporate e reputazione su tutti i mercati, ricostruendo retainer, compensi a progetto e costi di risposta alle crisi per far emergere duplicazioni e lacune di copertura; un audit dell’ecosistema marketing e produzione ha esaminato incarichi, condizioni contrattuali e sovrapposizioni di perimetro, rivelando dove il gruppo pagava due volte per lo stesso mercato. Da qui, VA ha definito un profilo e un perimetro unici di agenzia di comunicazione globale, rispetto ai quali selezionare il roster e chiamarlo a rispondere dei risultati. Il benchmarking di mercato ha confrontato le tariffe dei retainer e le strutture di roster con gli standard di settore, e il disegno della governance (RACI, framework di KPI, scorecard) ha impostato il modello per una gestione proattiva della reputazione, con AURA/FRC (Fulltime Ratecard Calculator) applicato alla validazione dei retainer.
Ecosystem & Remuneration
VA ha eseguito la razionalizzazione e il consolidamento del roster, riducendo decine di agenzie nominate separatamente a una rete hub-and-spoke governata, con ruoli globali, regionali e locali chiaramente definiti, e ha condotto una selezione strutturata sulla base del profilo concordato per nominare il partner di comunicazione capofila. Il disegno del modello di remunerazione ha sostituito i retainer frammentati con accordi standardizzati legati al perimetro; il benchmarking e la validazione dei compensi hanno confermato che le tariffe consolidate riflettevano condizioni competitive. La definizione di perimetro e SOW ha formalizzato il modello global-to-local — cosa si produce a livello centrale e cosa si adatta in locale — e il confronto con i partner in essere ha valutato quali agenzie mantenute aggiungessero valore reale al giusto costo.
Attivazione e gestione della relazione
Contrattualizzazione e onboarding hanno formalizzato il roster hub-and-spoke con accordi di retainer standardizzati, SLA di copertura, protocolli di escalation per le crisi e calendari di revisione; passaggio di consegne, attivazione e monitoraggio degli impegni hanno governato la transizione dagli assetti precedenti, garantendo che nessun mercato perdesse copertura durante la migrazione. AURA/Planner ha pianificato a ritroso l’attivazione su due date — la scadenza dei retainer precedenti e l’avvio del nuovo roster — mentre la gestione della relazione ha preservato la continuità editoriale e reputazionale con i team delle agenzie durante il cambiamento strutturale.
Execution Oversight
VA ha applicato la revisione di brief e preventivi ai lavori a compenso di progetto attivati fuori dal perimetro del retainer, validando deliverable e costi prima dell’impegno di spesa. La validazione dei costi di produzione e il controllo di budget hanno monitorato la spesa PR totale per mercato rispetto alla baseline consolidata, segnalando ogni scostamento dai livelli di retainer concordati. La bid governance è stata applicata ai progetti una tantum di reputazione e comunicazione di crisi, imponendo disciplina competitiva a una categoria che, sotto pressione di tempo, spesso aggira il procurement.
Performance Measurement
Costi, copertura e rischio sono stati ricondotti a una visione unica. I KPI e le scorecard definiti nel disegno della governance — costo per punto di copertura di mercato, tasso di utilizzo dei retainer, tempi di risposta alle crisi, concentrazione del roster — sono stati monitorati tramite la valutazione delle performance dei partner con cadenza 90/180/360; cost saving e cost avoidance rendicontati separatamente. Risultati: riduzione del 12% dei costi di PR e comunicazione, 11% di cost avoidance dai retainer consolidati, 55% di consolidamento del roster PR (oggi report di chiusura; la misurazione completa delle performance è in roadmap).
Why VA
Reputation is too important to manage agency by agency. VA defines one profile, builds one governed roster and gives the group a single view of cost, coverage and risk.
Common questions
Che cos'è un roster hub-and-spoke per PR e comunicazione?
Una rete governata con un partner di comunicazione capofila e ruoli globali, regionali e locali definiti su accordi legati al perimetro — in sostituzione di decine di agenzie nominate separatamente, con retainer sovrapposti e nessun profilo comune.
In che modo il consolidamento del roster PR riduce insieme costi e rischio?
Accordi standardizzati e legati al perimetro eliminano i retainer sovrapposti e rendono visibili i costi, mentre un’unica rete governata offre una visione integrata della copertura e una risposta alle crisi più rapida e coordinata — così il rischio reputazionale è gestito in modo proattivo.
Come si mantiene il rigore del modello nel tempo?
Costo per punto di copertura di mercato, utilizzo dei retainer, tempi di risposta alle crisi e concentrazione del roster sono monitorati con cadenza 90/180/360 — così il roster resta consolidato e la reputazione governata, senza tornare a frammentarsi agenzia per agenzia.