La comunicazione corporate, di marca e medica era gestita mercato per mercato da agenzie diverse, senza un modello operativo comune e con prassi disomogenee nella gestione della reputazione e delle criticità, in un contesto fortemente regolamentato e critico sul piano della conformità. Ogni mercato interpretava a modo proprio perimetri di attività, iter di approvazione e revisione medico-legale: qualità e controllo del rischio variavano, le competenze non potevano essere condivise e il gruppo non riusciva a scalare un unico modo di lavorare.
VA ha costruito un unico roster di comunicazione globale-regionale-locale governato, selezionato su un solo profilo di agenzia, accordi standardizzati legati ai perimetri di attività e validi in tutti i mercati, e un unico modello operativo di gestione della reputazione e delle criticità con la revisione medico-legale-regolatoria integrata in ogni flusso di lavoro: la conformità è progettata a monte e le competenze scalano.
Head of Communication, Head of Medical Communications, Head of Marketing Procurement
Il problema strategico
La comunicazione corporate, di marca e medica era gestita mercato per mercato da agenzie diverse, senza un modello operativo comune e con prassi disomogenee nella gestione della reputazione e delle criticità, in un contesto fortemente regolamentato e critico sul piano della conformità. Ogni mercato interpretava a modo proprio perimetri di attività, iter di approvazione e revisione medico-legale: qualità e controllo del rischio variavano, le competenze non potevano essere condivise tra i mercati e il gruppo non riusciva a scalare un unico modo di lavorare.
Diagnose & Design
VA ha condotto un audit dell’ecosistema marketing e produzione sulla comunicazione corporate, di marca e medica in ogni mercato, mappando agenzie, perimetri di attività, iter di approvazione e il modo in cui la revisione medico-legale-regolatoria era integrata – o aggirata; la mappatura della spesa e l’analisi della baseline di costo hanno stabilito il costo reale e le duplicazioni generate dai modelli mercato per mercato. Un’analisi di gap e maturità ha confrontato il gruppo con le migliori pratiche della comunicazione nei settori regolamentati, confermando il potenziale di un modello condiviso rispetto alle varianti locali, mentre il disegno della governance (RACI, framework di KPI, scorecard) ha definito il modello operativo – un unico standard di comunicazione con conformità e gestione delle criticità integrate – con AURA/Strategic Mapping Expectation a supporto dell’allineamento delle aspettative degli sponsor nei diversi mercati prima di scalare il modello.
Ecosystem & Remuneration
VA ha disegnato un roster di comunicazione globale attraverso la razionalizzazione e il consolidamento del roster, sostituendo gli incarichi mercato per mercato con una rete globale-regionale-locale governata, selezionata su un unico profilo di agenzia, e ha individuato il partner di comunicazione capofila tramite un percorso di selezione strutturato. Il disegno del modello di remunerazione ha introdotto accordi standardizzati, legati ai perimetri di attività e validi in tutti i mercati; il benchmarking e la validazione delle fee hanno confermato la competitività delle tariffe consolidate. La definizione di perimetri e SOW ha formalizzato un unico modello operativo di gestione della reputazione e delle criticità con la revisione medico-legale-regolatoria integrata in ogni flusso di lavoro: la conformità è progettata a monte, anziché aggiunta mercato per mercato, e il modello può essere adottato in modo coerente ovunque il gruppo operi.
Rollout e gestione delle relazioni
Contrattualizzazione e onboarding hanno formalizzato il roster con accordi che specificano il modello operativo condiviso, i punti di controllo della revisione medico-legale-regolatoria, i protocolli di escalation delle criticità e standard di misurazione comuni; passaggio di consegne, rollout e monitoraggio degli impegni hanno scandito l’adozione mercato per mercato, tracciando quanti mercati fossero passati al modello unico e assicurando che ciascuno operasse secondo lo standard governato prima del lancio successivo. AURA/Planner ha pianificato a ritroso il rollout su due scadenze – go-live dei mercati della prima ondata e adozione completa multi-mercato – mentre la gestione della relazione ha mantenuto allineati gli stakeholder di comunicazione, comunicazione medica e procurement man mano che il modello scalava.
Execution Oversight
VA ha applicato la revisione di brief e preventivi ai brief di comunicazione e gestione delle criticità in fase di ingaggio, verificando che ciascuno fosse perimetrato sul modello unico e sui relativi punti di controllo di conformità prima dell’impegno. La validazione dei costi di produzione e il controllo di budget hanno monitorato la spesa per mercato rispetto alla baseline del modello condiviso, segnalando ogni mercato che tornasse a un modo di lavorare locale. La bid governance è stata applicata ai mandati una tantum di reputazione e gestione delle criticità, mantenendo la disciplina competitiva e lo standard di revisione medico-legale-regolatoria anche sui lavori a forte pressione di tempi.
Performance Measurement
Un unico modello ha reso qualità, conformità e competenze comparabili tra i mercati. I KPI e le scorecard definiti nel disegno della governance – mercati sul modello unico, tasso di conformità medico-legale-regolatoria, tempi di risposta alle criticità, tasso di condivisione delle competenze tra mercati – sono monitorati tramite la valutazione delle performance dei partner con cadenza 90/180/360; cost saving e cost avoidance rendicontati separatamente. Risultati: riduzione del 14% del costo della comunicazione, 17% di cost avoidance da perimetri condivisi e competenze riutilizzabili tra i mercati, 80% dei mercati su un unico modello [dato illustrativo, da confermare] (oggi report di chiusura; misurazione completa delle performance in roadmap).
Why VA
In pharma, communications must scale without compromising compliance. VA builds one roster and one issues-management model with medical-legal-regulatory review designed in, so every market runs the same compliant standard and capability scales instead of being rebuilt locally.
Common questions
Che cos'è un roster di comunicazione su un unico standard conforme?
Una rete globale-regionale-locale governata, selezionata su un unico profilo di agenzia, con accordi standardizzati legati ai perimetri di attività e un unico modello operativo di gestione della reputazione e delle criticità, con la revisione medico-legale-regolatoria integrata in ogni flusso di lavoro: ogni mercato adotta lo stesso modo di lavorare, conforme per costruzione.
Come si scala la conformità, invece di ricostruirla mercato per mercato?
Integrando la revisione medico-legale-regolatoria nel modello operativo stesso: la conformità viaggia con il modello in ogni mercato, invece di essere interpretata e aggiunta a livello locale. Qualità e controllo del rischio diventano così comparabili ovunque.
Come può un unico modello ridurre i costi e al tempo stesso accrescere le competenze?
Perimetri condivisi e competenze riutilizzabili tra i mercati eliminano le duplicazioni; mercati sul modello unico, tasso di conformità, tempi di risposta alle criticità e tasso di condivisione delle competenze sono monitorati con cadenza 90/180/360: i costi scendono mentre le competenze scalano.