Un fitto calendario di conferenze, summit e presenze fieristiche era gestito mercato per mercato: ogni regione progettava il proprio stand e produceva il proprio evento da zero attraverso agenzie locali. La stessa narrazione globale veniva ricostruita decine di volte, i costi di progettazione e produzione variavano enormemente e non esistevano un kit condiviso, un playbook né un responsabile unico: più eventi significavano più lavoro duplicato, non più leva.
VA ha costruito un centro di eccellenza per gli eventi — un partner globale di produzione capofila affiancato da un roster regionale governato, con tariffe trasparenti e sottoposte a benchmark, e un kit di produzione modulare “crea una volta, adatta ovunque” — così ogni mercato implementa invece di ricostruire.
VP Global Marketing, Head of Global Events, Head of Marketing Procurement
Il problema strategico
Un fitto calendario di conferenze, summit e presenze fieristiche era gestito mercato per mercato: ogni regione progettava il proprio stand e produceva il proprio evento da zero attraverso agenzie locali. La stessa narrazione globale veniva ricostruita decine di volte, i costi di progettazione e produzione variavano enormemente da un mercato all’altro e non esistevano un kit condiviso, un playbook comune né un responsabile unico del perimetro eventi globale. La scala lavorava contro l’azienda: più eventi significavano più lavoro duplicato, non più leva.
Diagnose & Design
VA ha condotto un audit dell’ecosistema marketing e produzione e un’analisi di spend mapping e cost baseline sull’intero calendario eventi globale — conferenze di punta, summit regionali e presenze fieristiche — ricostruendo il primo quadro verificabile dei costi di progettazione, allestimento e produzione per mercato e per livello di evento. Un gap & maturity assessment ha messo a confronto costi e modalità di lavoro mercato per mercato, mentre il disegno della governance (RACI, framework di KPI, scorecard) e una roadmap di trasformazione per fasi hanno definito un centro di eccellenza globale per gli eventi — con diritti decisionali espliciti tra centro e mercati — come spina dorsale operativa del nuovo modello.
Ecosystem & Remuneration
VA ha disegnato l’ecosistema di partner attorno al centro di eccellenza, costruendo un partner globale di produzione capofila affiancato da un roster regionale governato, al posto di incarichi locali scollegati. La razionalizzazione e il consolidamento del roster hanno definito la rosa per livello di evento, e il disegno del modello di remunerazione, con benchmark e validazione delle fee, ha reso i costi di progettazione e produzione trasparenti e confrontabili, con AURA/FRC (Fulltime Ratecard Calculator) impiegato nella valutazione commerciale e AURA/Scoring Model applicato per valutare i finalisti su una griglia omogenea. La definizione del perimetro e il disegno dello SOW hanno definito uno stand e un kit di produzione modulari e riutilizzabili — un sistema “crea una volta, adatta ovunque” di strutture, allestimenti, contenuti e AV che ogni mercato implementa invece di ricostruire.
Rollout e gestione della relazione
Contrattualizzazione e onboarding hanno formalizzato il centro di eccellenza e il roster regionale con accordi standardizzati su kit condiviso, deliverable, proprietà degli asset e diritti di adattamento; passaggio di consegne, rollout e monitoraggio degli impegni hanno poi portato il kit mercato per mercato sull’intero calendario globale. AURA/Planner ha pianificato a ritroso il rollout sulle date fisse degli eventi — consegna del kit, adattamento regionale e apertura dell’evento — verificando che ogni mercato partisse secondo il playbook concordato, mentre la gestione della relazione ha sostenuto il modello lungo l’intera stagione.
Execution Oversight
VA ha esercitato la bid governance sulla produzione degli eventi, applicando validazione dei costi di produzione e controllo di budget a ogni implementazione, così che il costo di adattamento restasse dentro il modello modulare senza scivolare di nuovo verso realizzazioni su misura. Diritti d’uso e licenze su contenuti e asset AV sono stati gestiti centralmente, permettendo di riutilizzare il kit nei diversi mercati senza nuove liberatorie, e la chiusura con riconciliazione finale a ogni evento ha chiuso il cerchio tra spesa di produzione pianificata ed effettiva.
Performance Measurement
KPI e scorecard derivati dal disegno della governance — costo di produzione per evento, tasso di riutilizzo degli asset, costo di adattamento per mercato, tempi di implementazione — monitorati tramite la valutazione della performance dei partner con cadenza 90/180/360; cost saving e cost avoidance rendicontati separatamente. Risultati: 23% di riduzione del costo globale di produzione eventi grazie al riutilizzo, 14% di cost avoidance da ricostruzioni e nuove liberatorie eliminate, 48% della produzione riutilizzata sull’intero calendario eventi [illustrativo, da confermare] (a oggi report di chiusura; performance measurement completa in roadmap).
Why VA
More events should mean more leverage, not more duplicated effort. VA builds the centre of excellence and the reusable kit so the company creates once and adapts everywhere at scale.
Common questions
Che cos'è un kit di produzione eventi riutilizzabile?
Un sistema modulare “crea una volta, adatta ovunque” di strutture, allestimenti, contenuti e AV che ogni mercato implementa e adatta — al posto di una narrazione globale ricostruita da zero in ogni regione, senza kit condiviso né playbook.
In che modo un centro di eccellenza per gli eventi trasforma la scala in leva?
Un partner globale di produzione capofila e un roster regionale governato con tariffe sottoposte a benchmark, insieme al kit condiviso, fanno sì che un numero crescente di eventi riutilizzi la stessa produzione invece di duplicarla: il costo per evento diminuisce man mano che il calendario cresce.
Come si misura e si mantiene il riutilizzo nel tempo?
Costo di produzione per evento, tasso di riutilizzo degli asset, costo di adattamento per mercato e tempi di implementazione vengono monitorati con cadenza 90/180/360 — così il modello “crea una volta” tiene e le ricostruzioni da zero non si ripresentano.