Ein globaler Versicherer und Asset Manager steuerte sein Marketing in über 40 Märkten auf Basis von Verträgen, die seit über fünf Jahren nicht rekalibriert worden waren – mit schwachen Transparenzklauseln und Programmatic- sowie Working-Media-Honoraren deutlich über Benchmark. Procurement und Finance wollten die Gewissheit, dass das vertraglich Vereinbarte auch geliefert wurde – ohne die Beziehungen zu gefährden, auf die das Marketing angewiesen war.
VA modernisierte die Rahmenverträge mit Audit-, Transparenz- und Remediation-Klauseln, setzte die Vergütung auf Basis eines definierten FTE-Modells auf Benchmark-Niveau zurück und verankerte Procurement-geführte Kontrollen in gemeinsamer Verantwortung von Marketing und Finance – Wert wurde zurückgeführt, die Partnerschaften blieben erhalten.
Head of Marketing Procurement, Head of Indirect Procurement, CFO
Das strategische Problem
Die Marketingausgaben in über 40 Märkten liefen auf Basis von Verträgen, die seit über fünf Jahren nicht rekalibriert worden waren – mit schwachen Transparenzklauseln und Programmatic- sowie Working-Media-Honoraren, die deutlich über Benchmark abgedriftet waren. Procurement und Finance wollten die Gewissheit, dass das vertraglich Vereinbarte auch geliefert wurde und dem Unternehmen zustehende Beträge zurückgeführt werden – ohne die Beziehungen zu gefährden, auf die das Marketing angewiesen war.
Diagnose & Design
VA führte ein Audit des Marketing- und Produktions-Ökosystems sowie ein Spend Mapping mit Kosten-Baseline-Analyse durch, das Vertrags- und Media-Ausgaben zusammenführte, ergänzt um Stakeholder-Interviews in Marketing, Procurement und Finance; anschließend unterzog VA jedes Honorar und jede Transparenzklausel einem Markt-Benchmarking – mit AURA/FRC (Fulltime Ratecard Calculator), um offenzulegen, wo und in welchem Umfang die Raten abgedriftet waren – und quantifizierte sowohl die fälligen Rückführungen als auch den künftigen Wert eines stärkeren vertraglichen Schutzes.
Ecosystem & Remuneration
VA modernisierte die Rahmenverträge über das gesamte Portfolio hinweg, verankerte Audit-Rechte sowie Transparenz- und Remediation-Klauseln und setzte die Vergütung auf Basis eines definierten FTE-Modells auf aktuelle Markt-Benchmarks zurück; das Design von Operating Model und Governance etablierte ein Procurement-geführtes Framework in gemeinsamer Verantwortung von Marketing und Finance, mit klarer RACI-Struktur und einer Scorecard für laufende Commercial Assurance.
Rollout & Beziehungsmanagement
Contracting & Onboarding sowie Handover, Rollout & Commitment Tracking: AURA/Planner plant die Re-Contracting-Sequenz rückwärts, um die Kontinuität in den Märkten zu sichern, und verfolgt, dass jede Rückführung und jede Verpflichtung aus neuen Klauseln abgeschlossen wird; das Beziehungsmanagement hält die Agenturbeziehungen während des gesamten Audit- und Reset-Prozesses intakt.
Execution Oversight
VA validierte die zurückgeführten Beträge, schloss die Verträge zu den gestärkten Konditionen neu ab und verankerte einen Rhythmus kontinuierlicher Assurance – die Prüfung von Briefings und Kostenvoranschlägen kombiniert mit Abschluss und finaler Abstimmung –, sodass Transparenz als dauerhafte Disziplin in gemeinsamer Verantwortung von Marketing und Finance gelebt wird und kein einmaliges Ereignis bleibt.
Performance Measurement
EUR 1,2 Mio. zurückgeführt (ca. 6% der auditierten Ausgaben), 15% Cost Saving bei den neu verhandelten Konditionen und weitere 12% Cost Avoidance durch stärkere Verträge [illustrativ, zu bestätigen], mit einem belastbaren ROI und intakten Agenturbeziehungen; Cost Saving und Cost Avoidance werden getrennt ausgewiesen, im 90/180/360-Rhythmus der Partner-Performance-Bewertung (heute Abschlussberichte; vollständige Performance-Messung auf der Roadmap).
Why VA
Procurement-led need not mean relationship-breaking. With Marketing and Finance owning the controls together, VA recovers value, resets terms and keeps marketing partners on side — auditable at any point, with a governance model that prevents the same drift from recurring.
Common questions
Was sind Marketing-Kontrollen nach Finance-Standard?
Rahmenverträge mit Audit-Rechten, Transparenz- und Remediation-Klauseln, dazu ein definiertes FTE-Vergütungsmodell und eine gemeinsame Marketing-Finance-Scorecard – damit sich jederzeit verifizieren lässt, dass das vertraglich Vereinbarte geliefert wurde, und ausstehende Beträge zurückgeführt werden.
Beschädigt eine Procurement-geführte Transformation die Agenturbeziehungen?
Nicht, wenn Marketing und Finance die Kontrollen gemeinsam verantworten: Die Konditionen werden auf Benchmark zurückgesetzt und Wert wird zurückgeführt, während die Partnerschaften, auf die das Marketing angewiesen ist, erhalten bleiben – die Disziplin zielt auf den Vertrag, nicht auf die Beziehung.
Wie wird verhindert, dass Verträge erneut vom Marktniveau abdriften?
Ein Procurement-geführtes Governance-Framework mit klarer RACI-Struktur und einer Scorecard für kontinuierliche Assurance hält die Konditionen im 90/180/360-Rhythmus auf Benchmark-Niveau – damit Verträge über die nächsten fünf Jahre nicht erneut unbemerkt über das Marktniveau abdriften.