In einem stark regulierten, öffentlich exponierten Sektor benötigte ein globaler Energie- und Versorgungskonzern die richtigen Partner in 40+ Märkten – und einen einwandfreien Prozess, um sie auszuwählen und zu vergüten. Die Verträge waren über die Zeit erodiert, Audit-Klauseln schwach oder nicht vorhanden, und eine langjährige Bestandsbeziehung war nie einem Markttest unterzogen worden – mit Risiken für den Konzern sowohl bei den Kosten als auch bei der Integrität.
VA führte strukturierte, unabhängige Ausschreibungen über mehrere Märkte durch und ersetzte intransparente Vereinbarungen durch ein auditfähiges Vergütungsframework nach Finance-Standard – Audit-, Transparenz- und Exit-Klauseln standardmäßig verankert und kontinuierlich gesteuert.
Head of Marketing Procurement, Head of Communication, CFO
Das strategische Problem
In einem stark regulierten, öffentlich exponierten Sektor benötigte der Konzern die richtigen Partner in über 40 Märkten – und einen einwandfreien, transparenten Prozess, um sie auszuwählen und zu vergüten. Die Verträge waren über die Zeit erodiert, Audit-Klauseln schwach oder nicht vorhanden, und eine langjährige Bestandsbeziehung war nie einem Markttest unterzogen worden – der Konzern war damit bei Kosten wie Integrität exponiert, ohne klaren Nachweis fairer Vergütung.
Diagnose & Design
VA begann mit einem Audit des Marketing- und Produktions-Ökosystems mit Fokus auf Vertragsqualität und führte ein Spend Mapping mit Kosten-Baseline-Analyse Klausel für Klausel über alle Bestandsverträge durch; Markt-Benchmarking zeigte, wo Konditionen von wettbewerbsfähigen Standards abgewichen waren; ein Governance-Design definierte einen Auswahl- und Vertragsprozess – geklärte Ziele, RACI, KPI-Framework, Audit-Trigger –, der gegenüber einem Regulierer belastbar und unter externer Prüfung unangreifbar sein würde.
Ecosystem & Remuneration
Incumbent Partner Challenge sowie Pitch- und Tender-Management lieferten strukturierte, unabhängige Ausschreibungen über mehrere Märkte, geführt als orchestrierte Auswahlverfahren statt als Ad-hoc-Reviews; Remuneration Model Design mit Fee Benchmarking & Validation ersetzte intransparente Vereinbarungen durch ein transparentes Vergütungsframework nach Finance-Standard, dessen Fairness nachweisbar war; Scoping & SOW Design (AURA/Strategic Mapping Expectation, AURA/FRC (Fulltime Ratecard Calculator)) erzeugte Vertragsdokumentation mit standardmäßig verankerten Audit-, Transparenz- und Exit-Klauseln; Contracting & Onboarding formalisierte jede Beauftragung nach dem neuen Standard.
Rollout & Relationship Management
Handover, Rollout & Commitment Tracking steuerte die Übergänge Markt für Markt ohne Serviceunterbrechung; AURA/Planner plante jede Beauftragung rückwärts auf die regulatorische Timeline; Relationship Management hielt durchgehend konstruktive Arbeitsbeziehungen mit abgebenden wie übernehmenden Partnern aufrecht und speiste den im Governance-Modell verankerten Rhythmus kontinuierlicher Verbesserung.
Execution Oversight
Bid Governance (Triple-Award-Prozess) stellte sicher, dass jede Auswahl dem Integritätsstandard des Konzerns entsprach; Production Cost Validation & Budget Control prüfte die kommerziellen Konditionen vor Unterschrift am Benchmark; das Management von Nutzungsrechten und Lizenzen schärfte Vertragsklauseln, die zuvor fehlten oder schwach waren; Wrap & Final Reconciliation schloss jede Marktbeauftragung mit einem sauberen Audit-Trail ab.
Performance Measurement
KPIs aus dem Governance-Design, verfolgt über Partner-Performance-Evaluationen im 90/180/360-Rhythmus; Cost Saving von 12% bei nachverhandelten Konditionen und Cost Avoidance von 13% durch stärkere Verträge und wettbewerbliche Ausschreibungen, getrennt ausgewiesen; 40% der Verträge auf Finance-Standard bereinigt [illustrativ, zu bestätigen]; heute liefert AURA Abschlussreports – vollständige Performance-Messung als kontinuierliche Plattform steht auf der Roadmap.
Why VA
In regulated sectors defensibility is itself a form of value; VA delivers both cost reduction and a remuneration process the CFO, the regulator and internal audit can all stand behind — demonstrably fair, governed continuously rather than fixed once and left to drift.
Common questions
Was bedeutet auditfähige Agenturvergütung nach Finance-Standard?
Ein Vergütungsframework, das transparent genug ist, um regulatorischer Prüfung und Internal Audit standzuhalten – mit Benchmark-Raten, aufgeschlüsselten Kosten sowie Audit-, Transparenz- und Exit-Klauseln standardmäßig in jedem Vertrag –, sodass faire Vergütung nachgewiesen und nicht nur behauptet werden kann.
Warum eine langjährige Bestandsagentur einem Markttest unterziehen?
Weil eine ungeprüfte Bestandsbeziehung den Konzern bei Kosten wie Integrität exponiert; eine strukturierte, unabhängige Ausschreibung stellt fest, ob die Konditionen tatsächlich wettbewerbsfähig sind, und liefert CFO, Regulierer und Internal Audit Evidenz, hinter der sie stehen können.
Wie bleibt die Belastbarkeit nach der Auswahl erhalten?
Verträge enthalten standardmäßig Audit- und Transparenzklauseln, und die Partnerleistung wird im 90/180/360-Rhythmus überprüft – der Prozess bleibt damit kontinuierlich gesteuert, statt einmal fixiert und dann sich selbst überlassen zu werden.